Notion

間違えたら危険。NotionとGoogleカレンダーの連携で気をつけること

2021年4月30日

NotinoとGoogleカレンダーを連係させる方法

本記事を読んでほしい人

  • NotionにGoogleカレンダーを表示させたい人
  • 公開範囲を「自分だけ」「特定の人だけ」「一般公開」と変えたい人
  • 仕事のGoogleカレンダーを、プライベートのNotionに連携させたい人

 

NotionとGoogleカレンダーを連携させ、Notion上でいつでも予定を見ることができます。

カレンダーの公開範囲も「自分だけ」「特定の人だけ」「一般公開」と変更ことができます。

逆に設定を間違えると情報が漏れしてしまう危険があるので、既に連携済の方もこの機会に設定を見直してみましょう。

 

間違えて「一般公開」にすると、誰でもカレンダーにアクセスできてしまいます。

 

 

 

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Googleカレンダーで連携の準備をする

※既にあるカレンダーをNotionに連携させたい場合は、このStepは不要です。次の「カレンダー設定画面でURLを取得する」までスキップしてください。

新規カレンダーを作成

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

まずGoogleカレンダーを開き、「他のカレンダー」右横にある「」 をクリックしてください。

今回は連携用に新しくカレンダーを用意してみます。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

新しいカレンダーを作成 をクリック。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

名前 のところに好きなカレンダー名を入れ、カレンダーを作成 ボタンを押してください(名前は後で変えられます)。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

すると画面下に「"◯◯◯◯" を作成しました」と表示されるので、設定 をクリック。

ここからカレンダーの公開範囲によってやり方が変わりますが、まずは自分だけが見られる状態 = 一番安全な方法で進めます。

 

カレンダー設定画面でURLを取得

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

カレンダーの設定画面は、カレンダーを選択して「設定と共有」をクリックしても開けます。

 

カレンダーの設定画面を下にスクロールすると、「カレンダーの統合」という項目がありますので、このカレンダーの公開URL のURLをコピーしてください。

たったこれだけです。他の記事では「一般公開して誰でも利用できるようにする」方法を紹介していますが、チェックは入れないでください。

※「公開URL」と記載されていますが、実際はしっかりと公開範囲が絞られますので安心してください。

 

次はNotion側の設定となります。

 

 

NotionでGoogleカレンダーを埋め込む

Notion側での設定方法

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

Googleカレンダーを表示させたいページを用意し、任意の場所に先程コピーしたURLを貼り付けます。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

上記画像のように選択肢が3つ表示されますので、下の「Create embed」をクリックしてください。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

少し読み込みを待つと、カレンダーが表示されます。

カレンダーのサイズ(縦と横幅)は自由に変えることができます。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

カレンダーの四方にカーソルを近づけ、ドラッグして任意の場所まで広げることができます。

他にも「週」「月」などの表示形式や、見たい月の指定など、Googleカレンダーと同じような動作が可能です。

 

次に、まだGoogleカレンダー上で予定を登録していないので、実際に予定を入れてどのように反映されるか見てみましょう。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

例として、このように予定を入れてみました。

色がグリーンの予定が、今回Notionと連携しているカレンダーです。

 

自分(本人)が開いた場合の見え方

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

Notionに戻ると、連携させたカレンダーだけが表示されているのがわかります(Googleカレンダーで「グリーン」の予定だったもの)。

もし表示されない場合はNotion側でページを更新してください。

では、これで本当に公開範囲が制御できているか確認してみましょう。

 

他人が開いた場合:Googleにログインしていない

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

Googleにログインしていない「他人」がアクセスすると、上記のように何も見ることができません。

公開設定の有無関係なく、Googleカレンダーを見るためには「Googleアカウントにログイン」している必要があるためです。

 

補足

上記の見え方は、下記条件で行っています。

  • Notionページは一般公開(誰でも見れる)
  • Googleカレンダーの公開範囲は自分のみ

 

他人が開いた場合:Googleにログイン済

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

Googleカレンダーは表示されますが、予定が何も入っていない状態です。

カレンダーの表示権限がないため、予定を表示できません。」と表示されている通り、しっかりと権限の制御ができています。

 

完成したサンプルを実際に見る

私のNotionの一部を一般公開しているので、そこでGoogleカレンダーを見ることができます。

 

※スマートフォンで開くと上手く表示されないことがあります。PCから確認してください。

 

 

Googleカレンダーの公開範囲を変更する

大きく3つのパターンがあり、それぞれ解説していきます。

 

  • 自分だけが見られる状態にする(プライベート用)
  • チームで共有したり、特定の人と共有する(仕事用など)
  • 一般公開したNotionに合わせ、カレンダーも一般公開する

 

自分だけが見られる状態にする(プライベート用)

カレンダー設定画面でURLを取得する」で紹介した方法です。

カレンダーの設定画面で何も変更せず、「カレンダーの統合」にある「このカレンダーの公開URL」 のURLをNotion側に貼り付けるだけです。

アクセス権限 > 一般公開して誰でも利用できるようにする にチェックマークを入れないでください!

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

チームで共有したり、特定の人と共有する(仕事用など)

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

Googleカレンダーの設定画面で、特定のユーザーとの共有 > + ユーザーを追加 をクリックします。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

共有したい人のメールアドレス(Gmail)を入力します。

既に連絡先を知っていれば(Google上に登録していれば)名前でもOKです。

また、チームで共有したい場合はメーリングリストを登録すると、リストに登録されているユーザー全員が見られるようになります。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

対象者のメールアドレスを入力すると、次は権限範囲を指定します。

  • 予定の表示(時間枠のみ、詳細は非表示):予定の「枠」だけ表示され、内容が見れません(何かの予定がある、ということだけ)。
  • 予定の表示(すべての予定の詳細):登録した情報をすべて見れます。基本はこれを選べば問題ありません。
  • 予定の変更:予定の追加・編集・削除ができます。
  • 変更および共有の管理権限:オーナー(自分)と同じレベルの権限を付与します。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

特定のユーザーとの共有 に先程追加したメールアドレスが表示されれば完了です。

 

一般公開したNotionに合わせ、カレンダーも一般公開する

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

カレンダー設定画面の アクセス権限 > 一般公開して誰でも利用できるようにする にチェックマークを入れます。

 

NotionとGoogleカレンダーの連係方法

 

警告」とポップアップが出ます。

ポップアップに書いてある通り、誰でもカレンダーの予定を見たり検索したりできるようになります。

これはセキュリティ的にも良くなく、Notionのテンプレートとしてサンプルを見せたい時や、企業やショップの営業カレンダーとして一般公開する時しか使わないと思います。

 

基本的に「一般公開」はしない方がよいです。

 

よくある勘違い

アクセス権限 > 一般公開して誰でも利用できるようにする にチェックマークを入れたとしても、「Notionページを公開していなければ、誰も見れないでしょ?」と考えてしまいがちですが、違います。

確かにNotion自体にはアクセスできませんが、このカレンダーのURLは一般公開されています(Googleのパスワードがなくても入れる状態)

偶然見つける、なんてことはほぼないと思いますが、「Webサイト上に存在する」こと自体良くないので、特に仕事で利用する場合は絶対にNGです。

 

Notion側で予定の編集・削除をする方法

今回ご紹介した方法は、あくまでGoogleカレンダー → Notionの一方通行のため、Notion側で予定を追加したり編集したりすることができません。

連携を双方向にしたい場合は、Todoistというタスク管理ツールを間に噛ませる必要がありますので、以下の「Todoistで「Notion × Googleカレンダー」連携を最適化する方法」を参考にしてください。

TodoistでNotionとGoogleカレンダー連携を最適化する方法
参考Todoistで「Notion × Googleカレンダー」連携を最適化する方法

 

以上となります。

こういった情報管理ツール・メモアプリを使っていると、つい「可能な限り情報を集約したい」といろいろと試したくなります。

Googleカレンダーもその一つかと思い、是非参考にしてください。

 

 

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